Kegiatan Public Relation dan  Citra Organisasi

Oleh : Drs. Bahrum Jamil

(Dosen pada Jur. Ilmu Komunikasi FISIP – UMA dan Pengurus Medan HRD Club)

Image atau Citra yang positif bagi suatu organisasi merupakan modal dasar yang sangat menentukan perkembangan organisasi kearah tujuan yang telah dirumuskan oleh para pendiri organisasi tersebut. Baik organisasi yang kecil apalagi organisasi yang besar dan raksasa. Baik organisasi yang dikelola dengan management yang masih sederhana yang penuh dengan rasa kekeluargaan maupun organisasi yang sudah menerapkan pola dan metode management modern dan professional. Image atau citra ini merupakan gambaran dari sosok organisasi kepada khalayaknya. Penilaian positif atau negatif terhadap image atau citra dari suatu organisasi, tidak dapat dipaksakan oleh pengelola organisasi tersebut terhadap siapapun. Penilaian ini akan muncul sebagai respon dari refleksi kinerja yang dipancarkan oleh organisasi tersebut dalam melayani costumer atau konsumennya. Hal ini juga bukan terjadi secara begitu saja, tetapi pancaran yang muncul dari organisasi tersebut merupakan hasil dari suatu komunikasi yang dilakukan secara terencana, metodologis, dan didahului oleh ‘fact finding’ yang akurat melalui kegiatan Public Relation yang terjemahan dalam bahasa Indonesia, walaupun secara teoritis tidak begitu tepat, adalah Humas atau Hubungan Masyarakat.

Organisasi yang disebutkan diatas meliputi segala bentuk kumpulan beberapa orang yang terstruktur, yang mempunyai kepentingan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Mulai dari organisasi kecil yang berada di lingkungan RT/RW atau kelurahan, sampai pada organisasi besar dengan lingkup kecamatan, kabupaten atau kota, hingga organisasi yang berskala nasional, bahkan multi nasional. Mulai dari Serikat Tolong Menolong (STM), Karang Taruna, Koperasi, Industri, Pengelola Pendidikan, Universitas, hingga organisasi yang berbentuk suatu Negara. Termasuk juga organisasi yang dibentuk dengan tujuan sosial, politik, non komersial, hingga perusahaan multi nasional yang memillki asset miliaran rupiah atau bahkan miliaran dolar amerika. Jadi, bagaimanapun kecil organisasinya, apapun jenis dan tujuannya, dan seluas apapun jangkauan kegiatannya, semua organisasi ini membutuhkan image atau citra yang baik agar ia dapat tetap eksis dan berkembang untuk mencapai tujuan organisasi yang telah dirumuskan dan biasanya akan bersifat  dinamis.

Positif atau negatif image atau citra dari suatu organisasi, yang dalam penjelasan diatas meliputi segala bentuk organisasi dalam arti yang luas, dapat muncul dari berbagai aspek atau kegiatan yang dilakukan oleh organisasi tersebut. Kegiatan Humas atau Public Relation (PR) merupakan suatu kegiatan dari organisasi yang sangat berkaitan erat dengan image atau citra ini. Jika image atau citra yang muncul adalah positif maka hal ini adalah berkat kegiatan PR yang terencana dengan baik dan jika image atau citra yang muncul adalah negatif maka PRO (Public Relation Officer) merupakan orang yang bertanggung jawab untuk menyusun suatu rencana kegiatan sekaligus menggerakkannya sehingga image atau citra yang negatif tersebut harus berubah menjadi positif. Inilah salah satu fungsi PR dalam suatu organisasi. Satu hal yang tidak dapat  ditolerir adalah jika image atau citra yang buruk dari organisasi tersebut justru muncul karena kegiatan PR yang tidak terencana atau muncul karena tindakan  PRO yang tidak profesional atau tidak mengerti fungsinya.

 

Bagaimana Humas atau Public Relation Bekerja

Seperti telah disinggung diatas, terjemahan kata ‘Hubungan Masyarakat’ atau Humas untuk kata ‘Public Relation’, secara teoritis, tidaklah begitu tepat. Hal ini dsebabakan karena secara sosiologis,  definisi dari ‘Public’ dan ‘masyarakat’ (society) sangat berbeda. Public adalah sekumpulan atau sekelompok orang atau bisa juga suatu sistem sosial yang mempunyai persepsi, pandangan, kebutuhan, kepentingan, atau selera yang sama terhadap sesuatu. Jadi, Public Relation (PR) sebenarnya mempunyai sasaran yang jelas, yaitu ‘publik’, bukan ‘masyarakat’, yang jika didefinisikan adalah khalayak ramai yang lebih heterogen dan banyak sekali memiliki perbedaan-perbedaan persepsi, pandangan, kebutuhan, kepentingan, apalagi selera. Sasaran PR dalam hal ini adalah masyarakat yang telah dipilah-pilah, yang merupakan kelompok yang potensial, untuk dijadikan ‘publik’ yang nantinya merupakan sasaran dalam aktifitas dan kegiatan Public Relation.

Secara praktis, implementasi dari penjelasan ini adalah bahwa kita tidak akan pernah melihat sebuah perusahan yang memproduksi alat-alat kecantikan, mengadakan kegiatan PR yang sasarannya adalah bapak-bapak, apalagi nenek-nenek. Sasaran kegiatan PR ini adalah para kelompok gadis remaja atau ibu-ibu muda yang sedang gandrung-gandrungnya memoles wajah agar kelihatan semakin cantik oleh ‘publik’-nya. Sasaran lain tentu saja berbagai institusi ekstern yang perusahaan tersebut mempunyai keterkaitan dan kepentingan dalam kegiatan sehari-harinya.  Sebuah Universitas, misalnya, tidak akan melakukan kegiatan PR yang sasarannya adalah murid SD dan SLTP, apalagi TK. Sebuah Universitas seyogiyanya menjadikan siswa kelas 3 SLTA menjadi sasarannya dan juga para karyawan yang ingin kuliah atau mendapatkan gelar. Yang terakhir ini tentunya jika Universitas tersebut mempunyai kelas khusus, sore atau malam hari. Untuk program S2-nya sebuah Universitas tentu akan memilih sasaran lain yang tepat untuk kegiatan Public Relationnya. Disamping itu, berbagai lembaga, baik pememrintah dan swasta, serta masyarakat sekitar kampus, juga merupakan sasaran eksternal dari kegiatan PR yang dilakukan oleh sebuah Universitas. Namun yang menjadi sasaran utama adalah mahasiswa-mahasiswa yang sudah mendaftar dan sedang menimba ilmu di universitas tersebut. Mereka inilah yang akan merasakan ‘pelayanan’, baik pelayanan administrastif maupun pelayanan akademik, dari orang-orang yang menjadi dan terlibat dalam pengelolaan universitas. Mereka adalah ‘costumer’ yang berhak mendapatkan semua ‘janji-janji promosi’ yang diterima ketika mereka hendak mendaftar dahulu.

Sasaran lain selain sasaran eksternal  yang disebutkan diatas, adalah sasaran internal. Sasaran internal ini adalah Internal Public, yakni ‘orang dalam’ dari suatu organisasi, termasuk keluarganya. Dalam suatu perusahaan, karyawan dan keluarganya, merupakan sasaran utama dalam kegiatan ‘Internal Public Relation’. Pada suatu Universitas, Tenaga Edukatif dan Tenaga Non Edukatif beserta keluarganyalah yang menjadi internal public yang utama.  Pengelola tertinggi dari suatu organisasi harus dapat melakukan cara yang tepat bagaimana ‘merangkul’ Public Intern ini agar harmonisasi hubungan kerja dapat tercipta secara kondusif dan harus dicamkan, image atau citra yang baik dari suatu organisasi akan bermula dari bagaimana image dari internal public terhadap organisasi berikut top managementnya.

Jika kegiatan PR kepada Public, baik Eksternal maupun Internal Public telah berjalan dengan baik, hal inilah nantinya yang akan merefleksikan citra bonafiditas dari organisasi tempat dia bekerja atau dia sebagai anggotanya atau konsumennya. Jika ini sudah tercipta, maka organisasi tersebut tidak perlu bersusah payah lagi untuk mempromosikan  produk atau jasanya, karena pada skala tertentu,  “public” ini akan menjadi media promosi gratis yang secara sukarela bercerita tentang bagaimana bagusnya produk atau jasa dari organisasi tersebut. Pada gilirannya, image atau citra yang baik akan didapatkan oleh organisasi itu. Apapun dapat dilakukan jika image atau citra yang baik sudah berada ditangan kita.

Sebagai penutup, mungkin timbul pertanyaan bagaimana membedakan antara kegiatan Promosi (Promotion), Iklan (Advertising), dan Hubungan Masyarakat (Humas atau Public Relation).  Seorang ahli komunikasi memberikan analogi seperti ini : Jika dalam suatu pesta makan malam misalnya, seorang pria yang duduk satu meja dengan wanita yang tadi dijeput dari rumah dengan mobil mewahnya, dan pria tersebut berkata kepada wanita itu : “Saya seorang pengusaha sukses, kaya raya, pintar, romantis, penyayang, punya masa depan yang cerah, dan penuh tanggung jawab, oleh sebab itu, menikahlah dengan saya”. Pria tersebut telah melakukan kegiatan Promotion (promosi). Jika kalimat diatas disampaikan oleh teman pria tersebut kepada wanita tadi, maka itu adalah kegiatan Advertising (periklanan).  Akan tetapi jika pria tersebut sejak dari rumah wanita tadi, melakukan hal-hal yang bersifat “Gantlement” dimata wanita tersebut;  seperti minta izin kepada orang tuanya, membukakan pintu mobil ketika naik dan turun, membimbing tangan si wanita ketika melewati kerumunan, mempersilahkan si wanita duduk dengan menarikkan kursi sebelum dia sendiri duduk, menuangkan minuman ke gelas wanita tadi kemudian dengan “brilliant” membawa si wanita dalam percakapan yang hangat dan “nyambung”, sehingga tanpa disadari dalam diri wanita itu muncul citra atau image yang positif terhadap pria tersebut, maka apa yang telah dilakukan oleh pria itulah yang dinamakan kegiatan Public Relation. Jika citra atau image pria tadi sudah positif di mata sang wanita, maka tidak sulit bagi kita untuk menebak apa yang selanjutnya terjadi antara pria dan wanita tersebut. Silahkan masing-masing kita membayangkannya.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *